Con il termine hostess si fa riferimento alla figura professionale che affianca l’organizzazione di eventi pubblici come fiere, congressi, manifestazioni commerciali, culturali musicali e sportive. L’hostess si occupa per lo più di accogliere ed assistere i partecipanti agli eventi, aiutare nell’allestimento e rispondere ai bisogni e le esigenze degli ospiti durante lo svolgimento dell’evento stesso.
In quanto parte del cosiddetto marketing esperienziale, l’obiettivo principale del lavoro dell’hostess è quello di creare un network positivo, che accolga gli ospiti in fase di ingresso e li accompagni al meglio per tutta la durata della manifestazione, fino al termine e all’uscita. Che si voglia organizzare un evento a Roma, o altrove, ecco di seguito alcune informazioni rilevanti sull’attività lavorativa degli hostess, i loro compiti, i requisiti necessari e perché sono importanti per assicurarsi la buona riuscita di un evento o di una fiera.
I requisiti di cui deve disporre ciascun hostess
Il ruolo di hostess è generalmente ricoperto da ragazze o ragazzi giovani, che hanno alcune caratteristiche specifiche, tra cui:
- una bella presenza,
- una buona proprietà di linguaggio,
- spiccate doti relazionali e problem solving,
- una buona capacità organizzativa,
- sebbene non sia sempre necessario, conoscere le lingue straniere o per lo meno l’inglese, è un ottimo valore aggiunto.
Con bella presenza si fa riferimento all’insieme di caratteristiche comportamentali oltre che estetiche che rendono la figura gradevole agli occhi dei visitatori dell’evento. Infatti, è fondamentale che gli hostess si presentino puliti e ordinati e che non presentino look o trucco eccessivamente appariscente. Inoltre, anche l’abbigliamento è importante. A seconda della tipologia dell’evento, le figure sono pregate di attenersi ad un dress code, in modo da essere facilmente riconoscibili in quanto staff parte dell’organizzazione, eleganti e coerenti con il tema dell’occasione in corso.
Le doti personali sono un ulteriore requisito importante, infatti, saper stare a contatto con le persone, essere paziente e flessibile rispetto le esigenze degli ospiti e saper parlare in pubblico è fondamentale per svolgere al meglio il lavoro da hostess. Inoltre, è importante anche riuscire a organizzarsi e lavorare sotto stress per trovare soluzioni efficienti e veloci anche in situazioni di crisi o al verificarsi di imprevisti. Poiché le attività degli hostess vengono definite al momento del briefing, il processo di recruiting delle figure professionali più idonee si attiene alle caratteristiche appena indicate.
Le responsabilità di ciascun hostess
Una volta che si team di hostess è stato formato, gli organizzatori dell’evento si occupano di fare una breve ma efficace formazione che consente a tutto lo staff di avere le informazioni necessarie per svolgere la propria funzione e contribuire alla riuscita dell’evento. E’ importante sottolineare che la figura del hostess è un ruolo ricorrente in ogni fase della realizzazione dell’evento.
Infatti, gli hostess collaborano all’allestimento degli stand e a preparare la sala, oltre che ad accogliere gli ospiti, accompagnarli verso i loro posti a sedere, fornire informazioni rilevanti sul programma, distribuire il materiale informativo e fornire il badge o biglietto d’accesso. Oltretutto, è importante anche che ciascun hostess mantenga la propria postazione durante l’evento, in modo tale da poter intervenire prontamente in caso di problemi o segnalare all’ente coordinatore se c’è qualcosa che non va o messaggi di disagio degli ospiti.
Come trovare il personale adatto
La buona riuscita dell’evento dipende dalla professionalità di ciascun membro dello staff, perciò è consigliato fare affidamento alle agenzie specializzate nella formazione e gestione di hostess per ogni tipo di eventi. Le agenzie, infatti, vantano tra le loro risorse figure di un alto standard qualitativo, oltre che adeguatamente preparato e versatile, perciò in grado di lavorare in diversi ambiti. Di conseguenza, facendo riferimento a questo tipo di servizio, è possibile creare un team di lavoro specializzato e in grado di occuparsi della gestione dell’intero evento.
Che si tratti di un evento di marketing o di un raduno sportivo, oppure di un congresso aziendale, per trovare hostess a Roma (https://www.toget4u.com/hostess-roma/) è importante affidarsi alle giuste mani. Infatti, scegliere le figure professionali più indicate è il modo migliore per trasmettere agli ospiti la qualità del lavoro che si cela dietro l’organizzazione dell’evento stesso.
