Lo spend management, ovvero l’organizzazione interna di un’azienda, va ottimizzata secondo processi produttivi e di comunicazione che devono risultare più snelli possibile, al fine di eliminare la burocratizzazione specialmente laddove bisogna rendicontare le spese. Poter accedere velocemente a una fattura o mettere in atto un pagamento in tempistiche ridotte, infatti, consente di velocizzare il lavoro e rendere più performanti i diversi settori, potendo concentrarsi su tutti gli altri aspetti del marketing. In tal senso, secondo tpi.it, le aziende italiane sono sempre più disposte all’automatizzazione di tutti quei processi che possono essere digitalizzati, aumentando di fatto l’efficienza e la produttività.
Le novità di Soldo
Proprio per questo motivo, Soldo si rivela una piattaforma di nuova generazione estremamente smart e competitiva che offre soluzioni automatizzate di questo tipo, utilizzando anche risorse come WeTransfer per caricare e condividere files di grandi dimensioni. Il punto di forza di Soldo è la possibilità per le aziende di gestire lo spend management in un unico ambiente in ogni sua fase, senza dispersioni dei dati e grazie a un software nel quale racchiudere sia le spese che gli acquisti, visionando i movimenti in tempo reale, fissando budget e provvedendo a tutti gli oneri amministrativi senza rischio di dimenticanze. L’archiviazione delle ricevute avviene in modo rapido e smart, in linea con le esigenze attuali, partendo persino da una semplice foto da app per smartphone di fatture e scontrini e inviando i dati al software che le registrerà in automatico.
Soldo introduce quindi un modello di business e controllo delle spese che si adatta praticamente a ogni realtà desideri snellire i processi di spend management da ogni punto di vista, sia che si tratti di una piccola azienda o start-up che di una più grande e avviata.
Automazione e spend management: a che punto siamo?
Provvedere manualmente al recupero di documenti cartacei, che siano di vendita o fatture, significa dover ricercare spesso in grandi archivi che, seppure organizzati, sono fallibili e possono generare errore umano. Poter digitalizzare tutto non solo consente di tenere meglio sotto controllo le spese, ma anche di risultare più ecosostenibili consumando meno carta. Il vantaggio pratico poi è indubbio: i software più recenti raccolgono una moltitudine di dati che possono contribuire a stilare un vero e proprio bilancio in azienda, sia a cadenza mensile che annua o persino settimanale. Ciò è dovuto alla rapidità con la quale si organizzano i flussi di tali dati, che vengono immessi spesso in tempo reale.
Nello spend management, quindi, intervengono diversi elementi: acquisto di forniture, materiali e mezzi di trasporto, vendita di beni o servizi e anche assunzione e gestione del personale. Soprattutto in realtà più complesse e strutturate, gestire tutti questi aspetti che vanno dal controllo del parco mezzi al pagamento degli stipendi può diventare dispersivo e per questo l’automatizzazione di processi ripetitivi diventa fondamentale. I vari settori si possono visionare tutti su un’unica schermata del PC e in pochi clic il responsabile può verificare, aggiungere e rimuovere documenti.
In molti casi, persino la gestione di un magazzino si ottimizza attraverso la digitalizzazione e con essa l’intera supply-chain che riguarda l’entrata delle merci, ad esempio in un’azienda di trasporti, il loro stoccaggio in determinati settori e mediante precisi mezzi di sollevamento e la distribuzione che avverrà a seguito di attenta pianificazione di veicoli e percorsi per ridurre le spese interne, nonché quelle del cliente.
In definitiva, l’automazione dello spend management limita drasticamente l’errore umano, consente di risparmiare soldi e risorse, destinando entrambi a settori che promuovano lo sviluppo e le nuove idee e scongiura il rischio di perdere o dimenticare scadenze importanti che cagionerebbero disagi o persino sanzioni.
