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Cedolino dipendenti, regole e obblighi per le aziende

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buste paga

La consegna delle buste paga è obbligatoria per legge, indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda. Questa procedura deve seguire alcuni criteri importanti che, in caso contrario, possono dare luogo a sanzioni. Conoscere le regole e gli obblighi è essenziale dunque per ridurre al minimo ogni rischio. Ecco perché in questi casi è preferibile affidarsi a strumenti che aiutano le aziende e i datori di lavoro a gestire al meglio l’elaborazione delle buste paga e la consegna del cedolino ai dipendenti. Tra questi possiamo citare ad esempio Geobadge, un software molto utile agli imprenditori che desiderano ottimizzare l’elaborazione e la consegna delle buste paga ma hanno l’esigenza di monitorare anche altri aspetti, come ad esempio le timbrature e le ore impiegate nelle diverse attività lavorative.

Avere più funzionalità in un unico strumento è indispensabile per poter contare su un sistema connesso che offre la possibilità di risparmiare tempo e risorse, senza perdere di vista gli obblighi e le regole da rispettare.

L’obbligo di consegna

Al di là delle dimensioni della tua azienda, la consegna dei cedolini è un’azione obbligatoria e per nulla scontata. Inutile dire che questo strumento è l’unico che i dipendenti hanno a disposizione per conoscere informazioni importanti quali: le voci che caratterizzano la retribuzione, le informazioni legate al tfr, le ferie e i permessi residui e tanto altro. Per queste ragioni esiste un vero obbligo per la consegna a carico dei datori di lavoro, disciplinato dalla Legge 4 del 5 gennaio 1953. In caso di mancata consegna o di un ritardo sono previste sanzioni, anche piuttosto severe.

Come avviene la consegna delle buste paga

La legge ammette diverse modalità di consegna dei cedolini. Questa può avvenire a mano, via PEC, via email a patto che sia intestata al lavoratore e che sia provvisto di password, tramite sito aziendale e grazie all’uso di software per la consegna delle buste paga.

La scelta del mezzo da usare deve prendere in considerazione un fattore essenziale: il tempo. La soluzione ideale è quella più semplice e immediata, che non richiede molto tempo e permette di velocizzare questo passaggio ma soprattutto, che sia facile da consultare per il dipendente. In questo caso i software come Geobadge rappresentano un’ottima alternativa per le aziende di grandi e piccole dimensioni.

Entro quando si consegnano i cedolini?

La risposta a questa domanda si trova all’interno dell’articolo 1 della Legge 4, ovvero all’atto della corresponsione della retribuzione. Poiché la norma non è molto chiara a riguardo lascia spazio alle interpretazioni che spesso portano a gravi errori. La cosa certa è che la consegna del cedolino deve essere contestuale e contemporanea alla retribuzione dei dipendenti.

La consegna è strettamente connessa al pagamento dello stipendio. In questo caso non esiste una scadenza precisa ma è importante prendere in considerazione come riferimento il termine di paga dello stipendio e non il giorno materiale in cui viene fatto il versamento. In secondo luogo occorre prendere in considerazione il CCNL che regola l’azienda. In linea generale i contratti collettivi prevedono il pagamento degli stipendi entro il 27 del mese o entro il 5 del mese successivo a quello a cui si riferisce la retribuzione.

L’attestazione di avvenuta consegna

L’azienda deve essere in grado di dimostrare di aver rispettato l’obbligo di consegna delle buste paga. Per farlo esistono diverse soluzioni, anche in relazione alla modalità scelta per la consegna. Ad esempio, se il cedolino viene consegnato a mano è necessaria la firma del dipendente sul prospetto di paga, ovvero una copia cartacea del cedolino che rimane in possesso dell’azienda. La firma non è obbligatoria ma è necessaria per confermare la consegna della busta paga. Un’altra soluzione è quella di adottare le opportune iniziative per comprovare l’avvenuta consegna tramite posta elettronica.

Se si sceglie l’opzione di consegna tramite software, per essere conforme all’obbligo, il sistema deve consentire di dimostrare la presa visione da parte del dipendente, come ad esempio la presenza di una colonna dedicata con la data e l’ora di lettura.

Le sanzioni

In caso di ritardi o mancata consegna, i dipendenti potrebbero sporgere denuncia che porterebbe inevitabilmente a una visita da parte dell’Ispettorato del Lavoro. Le indagini possono riguardare la mancata o la ritardata consegna del prospetto di paga, l’omissione o l’inesattezza nei campi del prospetto.

Le sanzioni possono essere:

  • amministrative pecuniarie da 150€ a 900€;
  • da 600€ a 3.600€ se la violazione riguarda più di 5 lavoratori o se si è presentata per un periodo superiore a 6 mesi;
  • da 1.200€ a 7.200€ se la violazione riguarda più di 10 lavoratori o un periodo superiore a 12 mesi.

In caso di mancata ricezione del cedolino, di dimenticanze o errori la responsabilità è sempre del datore di lavoro. Per questo motivo è importante avvalersi degli strumenti giusti per una gestione ottimale della consegna delle buste paga ai dipendenti.

 

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