L’avvento del digitale e l’affermazione delle tecnologie informatiche hanno apportato innumerevoli vantaggi alla nostra società. Ma oltre a questo oggi ci si ritrova a fare i conti in molti settori con il problema della digitalizzazione dei documenti. Intere pile, cataste di fogli e fogli ad occupare interi stabili e strutture per garantire la conservazione di atti importanti specie – ma non solo – nella pubblica amministrazione. Non ultima la questione della fatturazione elettronica, o dei libri contabili, che interessa da vicino una pluralità di soggetti. Ma dematerializzare tutto, senza perdere il valore (anche legale) del documento, è possibile.
Archiviazione dei documenti, perché conviene
Chiaramente va da sé che una consultazione informatica snellisce di gran lunga i tempi: vale per la burocrazia, tanto quanto, estremizzando molto, per il singolo cittadino alle prese con bollette e bollettini di pagamento vari. Archiviare in digitale permette poi di evitare di generare altri documenti cartacei. Insomma, un processo che interessa tutti, compresa la salvaguardia del nostro ambiente. La normativa italiana ha regolamentato nel corso degli anni la procedura della conservazione elettronica documentale, fornendo tutte le “istruzioni” giuridiche per evitare di produrre altra carta e “distruggere” quella presente nei vecchi archivi cartacei con un notevole risparmio in termini economici.
In cosa consiste
L’operazione consiste nel trasferire al livello digitale quanto contenuto nel suo “alter-ego” carteceo mantenendone intatti tutti i crismi di ufficialità. Il processo che interessa i documenti, chiamato anche conservazione sostitutiva, proprio perché consente di sostituire effettivamente l’originale, consente di dematerializzare la versione cartacea di fatture, libri contabili, documenti aziendali, cartelle cliniche. Sia l’Europa che l’Italia hanno messo a disposizione inoltre ulteriori strumenti quali l’uso della firma digitale o della firma grafometrica (modalità di firma elettronica realizzata con un gesto manuale del tutto analogo alla firma autografa su carta). Tra le società esperte nel settore vi è la Savino Solution che propone consulenza e assistenza specializzata in tali ambiti. Sul loro sito è spiegato in cosa consiste il processo di archiviazione: in una prima fase, denominata di versamento, il proprietario del materiale da conservare consegna al responsabile i documenti da archiviare. Una volta presi in carico, e accertati i requisiti tecnici e normativi dei documenti contenuti nel pacchetto di versamento, si crea un contestuale rapporto di versamento e vengono archiviati i documenti nel sistema di conservazione. Il prodotto di questa fase è un “pacchetto informativo” composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento – secondo le modalità descritte nel decreto sulle regole tecniche del sistema di conservazione – che deve essere firmato dal responsabile stesso e marcato temporalmente. I documenti sono così pronti per il processo di conservazione vero e proprio. La terza fase è quella della distribuzione (quando ad esempio, dietro ad una specifica richiesta di un utente viene esibito il documento). Autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità saranno così sempre garantiti: oltre al vantaggio di snellire i tempi e ridurre sensibilmente il consumo della carta.
